レンタルスペースを選ぶ場合の注意点と利用するメリット

人数が多い会議であったり、クライアント様を招待してのプレゼンテーションをする場合に会議室ではできない場合もあります。大企業ならば、そういったスペースや施設があるかもしれません。しかし、最近は固定費用を抑える傾向にあって、その都度レンタルスペースや貸会議室を使うことが普通になっています。なかでもレンタルスペースは、多様な目的に使えるので注目されています。今回は【レンタルスペースを選ぶ場合の注意点と利用するメリット】についてまとめておきますので参考にしてみてください。



 
レンタルスペースとは?



時間単位で借りることができる個室空間のことを言います。貸会議室と同じように企業が打ち合わせや会議などで利用することが多かったです。最近はスクールの講師がレッスン目的で利用するシーンも増えてきます。女子会・誕生日会・忘年会・新年会などのパーティーで個人的にレンタルすることも増えています。

貸会議室の場合との違いは利用できるバリエーションの違いがあります。貸会議室はビジネス目的を想定しています。しかし、レンタルスペースの場合は、個人でも利用できるようなシンプルな個室空間が特徴です。

調理スペースやダンス目的にも対応できるようなミラーが設置されていたり特徴的な設備や備品も増えていたりするスペースが増えています。近頃はビジネス目的のセミナーやミーティングに向いたスペースが減少傾向にあります。しかし、社内会議の場合で、それほどスペースにこだわりがない場合は、重宝できます。






 
レンタルスペースを選ぶ場合の注意点




レンタルスペースを有効活用すれば無駄なコストをカットできます。また社員のモチベーションを上げるために、敢えて環境を変えて勉強会をする目的で利用されることもあります。

最近では入社式をレンタルスペースで開催して、そのまま懇親会に移るようなイベントも増えています。費用も広さや施設やロケーションによって様々です。貸会議室を借りるよりもリーズナブルな場合もあります。予算や目的・用途に応じたベストなレンタルスペースを選びましょう。

最も注意したいのは「利用目的」です。懇親会なのか、セミナーなのか、会議なのかです。目的によって必要となる広さ・立地・座席の形式も違います。

会議をするならば、座席はコの字型かロの字型にして、参加者の顔が見えるようにしなければなりません。そんな配置ができるレンタルスペースを探しましょう。

セミナーの場合は、スクール形式の座席配置で、テーブルと椅子が演台に向かうスペースが必要です。懇親会の場合は立食スタイルにする場合が多いですし、食事の段取りも考えないといけません。

目的に合ったレイアウトと人数にあった広さ選びがポイントになります。ゲストが遠方から参加するならばアクセスがしやすい場所が良いですね。当日の準備で予約時間よりも先に会場に入る場合は、何時から入室できるのかもレンタルスペースを予約する前にチェックしておきましょう。事前準備が必要な場合は、スムーズに運営できるかどうかで会議やイベントが成功するかどうかが決まってくるのです。



 
レンタルスペースを利用するメリット



レンタルスペースには、いろいろなメリットがあります。どんなメリットがあるのかをまとめておきますので、利用する場合の参考にしてみてください。

 
ターミナル駅の周辺やオフィス街の近くにも多くある


アクセスに困らない場所にたくさんありますから、地方からの来客でも利便性が高い駅を使うことで参加しやすくなります。目的に応じて集まりやすいロケーションを選べるのは大きなメリットとなります。
 
飲食の手配や備品の手配が不要な場合が多い


プロジェクターやマイクなど普段使わない音響設備が準備されているレンタルスペースも増えています。セミナーで利用する演台も普段は使いませんよね。目的によって様々な特殊備品が必要です。レンタルスペースならばオプションで利用できて手間がかかりません。

企業は利用頻度の低い備品を購入したり保管したり手間がかかりませんからコストカットに繋がります。弁当やケータリングやドリンクの手配も代行してくれるレンタルスペースならば、長い時間の会議やセミナーでも対応しやすいです。スペースを借りても飲物や料理の心配があります。専属スタッフがついてくれるサービスなども、専門業者と連携しているところがあります。コストパフォーマンスも抜群ですよ。

 
会議や打ち合わせ以外でも利用できます


セミナー・講演会・企業の研修・記者会見・懇親会・発表会・忘年会・新年会・ダンスやヨガやメイクや英会話などの教室としても利用できます。提携しているケータリングサービスを利用すればいいので気軽に懇親会や新年会のパーティーが企画できます。

研修やセミナーのあと、レストランに移動せずに懇親会会場として利用することもできます。移動時間がないので時間短縮できます。二次会の準備も不用です。時間で借りるからゆっくりと楽しめます。

別会場でパーティーをしたり、飲食店での飲み会をしたりするならば、大抵2時間制になっています。そんな場合はせっかく盛り上がってきたのにお店をでなければなりません。別会場に移動するにも慌ただしいしお金もかかります。

レンタルスペースの場合は、時間でスペースを借りられます。移動する手間は要りません。4時間から6時間のパック料金でお得なコースが用意されている場合もあります。時間を気にしないで利用できるのもレンタルスペースのメリットと言えるでしょう。

 
非日常空間を演出できます


貸会議室の場合は無機質な会議室で殺風景な部屋が多いです。レンタルスペースならば一軒家だったり、ラグジュアリーなスペースやモダンなお部屋・カワイイ系だったりと場所などバリエーションが豊富です。

靴を脱いでリラックスできるリビング風なスペースも流行っていますね。目的や参加するメンバーの趣味に合わせながら、テイストを選べるのもメリットです。Instagram(インスタグラム)で発信する場合もインパクトが大きいです。

 
設備が充実しているレンタルスペースもあり!


大型スクリーン・カラオケ・キッチンなどの設備が充実しているレンタルスペースも増えています。パーティーを企画する場合は設備にも注目したいですね。最近流行っているのはキッチンが付いているスペースです。

女子力が高い人は腕の見せ所になります。本格的なオーブンを使って料理のスキルを披露することもできます。定番のホットプレートやたこ焼き器を使ったパーティならば気軽に利用できます。カラオケ設備があるレンタルスペースならば、その場で二次会にチェンジできます。場所探しや予約したり、待ち時間があったりすることもありません。プロジェクターがあるようなレンタルスペースならば、サプライズ映像を流したり、映画鑑賞会を開催したりできますね。

 
サプライズにも最適ですし、飾り付けや持ち込みもOK!


お誕生日会など特別な日のパーティならば、お部屋の飾り付けをしたいですね。自宅もいいですがレンタルスペースならば生活感のあるものがないのでステキに仕上がります。特別なワインやケーキを用意して盛り上げるのもありです。飲食店では限界があるディスプレイもレンタルスペースならば、自由にできる部分が多いです。ゲストがくるまでに飾り付けをするサプライズにもバッチリでしょう。



 
まとめ



いかがでしたでしょうか?レンタルスペースを選ぶ場合の注意点と利用するメリットについてご紹介しました。イベントや会議の規模や目的にあわせてレンタルスペースの立地・設備・部屋の広さを比較しながら選びましょう。近頃では企業だけでなく個人的にイベントを開催する目的で使うケースが増えています。







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